Начало работы со SMAR

Список необходимых корпоративных документов.

Нам нужны копии организационных документов вашей компании, таких как: Устав компании, документы о внесении изменений в устав, Устав корпорации, Решения совета директоров о выпуске акций, Протоколы собраний акционеров и согласительные резолюции, Все письменные коммуникации с акционерами компании за (в общем) последние три года. Список акционеров по классам или сериям акций, Список текущих имен и адресов членов совета директоров и должностных лиц, Самый последний ежегодный отчет или сведения о компании.

Также, если вы ранее вели бизнес, мы попросим вас предоставить: налоговые декларации, подробную финансовую информацию, записи о продажах, кадровые документы, копии всех контрактов и соглашений.

В зависимости от типа вашего бизнеса и местоположения вам может потребоваться получить несколько лицензий для соответствия государственным требования. Пожалуйста, убедитесь в том, что предоставляете нам эту информацию и документацию.

Если у вас ведется учет заработной платы, пожалуйста, подготовьте все необходимые документы (записи обо всех сотрудниках, формы 940 и 941 за предыдущие периоды, документы по удержанию налогов и по безработице).

Подписание соглашения

Наша компания подготовит эксклюзивное соглашение, отражающие все потребности вашего бизнеса. Мы также просим вас подготовить и подписать Форму IRS Power of Attorney (Форма 2848) для:

Получения конфиденциальной налоговой информации.

Осуществления действий от вашего лица, таких как подписание соглашения с IRS относительно налогов на указанные в Форме 2848 декларации.

Подписания налоговой декларации в ограниченных случаях, например, если вы страдаете от болезни или травмы или постоянно находитесь за пределами США в течение не менее 60 дней до даты, когда требуется подать декларацию.

В любом другом случае вы должны подать письменный запрос в IRS на разрешение кому-либо (например, подготовителю) подписать вашу декларацию.

После завершения всех начальных шагов мы отправим вам электронное письмо со списком необходимых бухгалтерских документов для поддержки вашей ежедневной/ежемесячной деятельности. В письме также будет информация о временном интервале и необходимой коммуникации, которую вы будете получать от бухгалтера.

Если Вашей бухгалтерией сейчас занимается другая бухгалтерская фирма, вам необходимо подготовить письмо о смене бухгалтера.

Данное письмо является обязательным для уведомления о начале сотрудничества.

Образец письма

[Accountants Name]
[Address Line 1]

[Reference]
[Date]

Dear [accountant’s name]

Re: [Business Name & Individuals Names]

After careful consideration, [I/we] have decided to utilise the services of a different accountant to undertake all our accounting and taxation work.

[I/We] have asked ¬¬¬ (___________) to act as [my/our] accountants and professional advisors.

[I/We] authorise you, as [my/our] former accountants and professional advisors, to provide them with any information they require.

[I/We] thank you in advance for your prompt assistance in dealing with their request.

[I/We] would like to take this opportunity of thanking you for all for the assistance you have provided over the past years and wish you all the best for the future.

Yours sincerely

[Enter Name]
Official name of SMAR Global

Чтобы обеспечить качественное ведение вашего бухгалтерского учета и оперативно отражать все операции, необходимо своевременно получать первичные документы от вас. Для этого мы организовали удобную систему обмена данными через OneDrive:

Мы создали нашем сервере индивидуальную папку для ваших данных, детализированную по месяцам.
В конце каждого месяца вы будете получать письмо от нас с напоминанием о необходимости загрузить ваши документы. И ссылку с доступом к папке.

Вы загружаете все необходимые документы.

Обратите внимание, что сроки для загрузки документов ограничены (10 рабочих дней), чтобы мы могли своевременно обработать информацию и предоставить вам актуальные отчеты.

Мы уверены, что такой подход позволит нам эффективно сотрудничать и поддерживать ваши финансовые операции в порядке. Если у вас возникнут вопросы или потребуется помощь, не стесняйтесь обращаться к нам.