Импорт списков в QuickBooks Online

“QuickBooks Online” имеет встроенный инструмент импорта для файлов Excel или CSV и интеграцию с Google Sheets. Однако стоит учитывать, что можно импортировать только один список за раз.

Доступ к опциям импорта

Перейдите к иконке “Gear” и выберите “Import Data”.

Выбор типов списков

Выберите нужный тип списка для импорта из следующих опций:

Chart of Accounts – Customers – Vendors – Products and Services

Примечание: Импортируйте план счетов (Chart of Accounts) первым, чтобы правильно импортировать список товаров и услуг.

Особенности импорта разных типов списков

3.1 Импорт плана счетов:

При импорте плана счетов убедитесь, что тип счета и детальный тип соответствуют предопределенным опциям QuickBooks Online для каждого поля.
Если вы не внесли эту информацию в свой электронный таблице Excel, вы можете загрузить имена счетов в QuickBooks Online, а затем выбрать тип счета и детальный тип из выпадающего списка на экране импорта счетов.

Обратите внимание на следующее:
– Имена главных счетов и субсчетов должны быть разделены двоеточием (например, “имя родительского счета:имя субсчета”)
– Имена счетов могут содержать не более 100 символов, включая буквы, цифры и специальные символы
– За исключением субсчетов, имена счетов не могут содержать двоеточия
Вы можете импортировать не более 250 счетов.

3.2. Импорт списка клиентов или поставщиков:

QuickBooks Online позволяет импортировать следующую информацию по клиентам и поставщикам:

Убедитесь, что поля “Opening Balance” и “Opening Balance Date” пусты.
Остатки задолженностей вводятся отдельно через ввод начальных остатков.

3.3. Импорт списка товаров и услуг:

При импорте списка товаров и услуг обязательные для заполнения поля:
Buy и/или Sell, Product/service name и Item type

В столбце Item type необходимо выбрать Inventory если это инвентарный товар (по которому мы хотим вести складской учет запасов и остатков)

Service – используется для услуг.
Non-inventory – для неинвентарных товаров (например тара или мелкие детали для ремонта)

Для услуговых или неинвентарных товаров используйте столбцы Продажа (Sell) и Покупка (Buy), чтобы указать, хотите ли вы использовать товар в форме продажи или покупки. Отметьте оба столбца, чтобы использовать товар в обеих формах. Это настраивает товар как двухсторонний.

Обратите внимание, что QuickBooks Online не загрузит данные записи без отметки хотя бы в одном из столбцов Sell, Buy и Item type.
Если в QuickBooks Online уже есть товар с таким же именем, вы можете отметить поле Перезаписать все значения для каждого импортированного продукта или услуги с идентичным именем. Обратите внимание, что это действие нельзя отменить. Если совпадающего имени в существующем списке нет, QuickBooks Online добавит новые товары.