Кадровое сопровождение (порядок и сроки предоставления документов для трудоустройства, оформления отпуска, увольнения; список документов, необходимых для трудоустройства)

Общие положения.

Обязательства по регистрации компании в ZUS и уплате отчислений в ZUS возникают с даты приема первого сотрудника и прекращаются с даты увольнения последнего сотрудника. Законодательно установленный срок на подачу документов о регистрации компании в ZUS и подаче сведений о приеме/увольнении сотрудника – 7 календарных дней.

Сроки и обязательства подготовки и предоставления кадровых документов сторонами:

Прием на работу

По запросу Заказчика Исполнитель предоставляет базовый пакет документов для приема на работу сотрудника на условиях трудового (Umowa o pracę) или гражданско-правового договора (Umowa zlecenia, Umowa o Dzieło).
*Язык документов – польский. При приеме на работу иностранца, согласно ТК Польши, трудовой договор должен быть переведен на родной язык иностранного гражданина, если последний не владеет польским языком или владеет им на ограниченном уровне, не позволяющем полностью понимать прочитанное.

Сроки и обязательства Исполнителя:

– Предоставить базовый кадровый пакет для оформления сотрудника не позднее 2-х рабочих дней с момента поступления запроса от Заказчика.
– Оформить документы для регистрации компании в ZUS и предоставить пакет документов для высылки Заказчиком в ZUS в течение 2-х рабочих дней с даты получения запроса от Заказчика (информации о первом принятом сотруднике).

– Подать сведения в ZUS о приеме сотрудника не позднее 7-ми календарных дней с даты приема сотрудника на работу.

Сроки и обязательства Заказчика:

– Предоставить сканы документов и информацию, необходимых для оформления базового кадрового пакета не позднее, чем за 7 календарных дней до даты приема сотрудника (в случае заказа услуги заполнения кадровой документации Исполнителем).
– Предоставить сканы подписанного сторонами (сотрудник и наниматель) кадрового пакета, не позднее дня приема сотрудника на работу.
– Произвести отправку почтой или отвезти лично, предоставленного Исполнителем пакета документов для регистрации компании в ZUS не позднее 1-го рабочего дня, с даты его получения.

Расчет аванса и заработной платы

Заработная плата выплачивается в последний календарный день отработанного месяца либо до 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Обязательная выплата авансов по заработной плате законодательством не предусмотрена.

В исключительных случаях сотрудник имеет право обратиться к работодателю с просьбой о выплате аванса, написав предварительно соответствующее заявление.

При выплате аванса удерживаются ZUS и PIT.

Сроки и обязательства Исполнителя:

– Произвести расчет заработной платы и предоставить суммы к выплате за 1 рабочий день до выплаты вознаграждения в случае своевременного представления данных для зарплаты Исполнителю.

– Учесть выплату аванса при расчете заработной платы в случае такой необходимости.

Сроки и обязательства Заказчика:

– Установить дату выплаты заработной платы в организации и в письменной форме проинформировать о ней Исполнителя.

– Предоставить табель учета рабочего времени сотрудников за отчетный месяц не позднее, чем за 3 рабочих дня до выплаты вознаграждения за отчетный месяц (табель ведет Заказчик).
– Предоставить не позднее, чем за 3 рабочих дня до выплаты вознаграждения за отчетный месяц, необходимую для этого информацию: премии, оплата медицинских страховок, спортивных карт Мультиспорт, нахождение в отпуске, больничные листы и т.п. Документы по премированию сотрудников, ведомости учета медицинского страхования, карт Мультиспорт Заказчик составляет самостоятельно.

Оформление отпусков

В Польше отдельная выплата отпускных не производится. За отработанный месяц сотрудник получает полное вознаграждение с учетом отпуска в момент выплаты заработной платы за соответствующий отпуск.

Сроки и обязательства Исполнителя:

– Предоставить Заказчику шаблон заявления о предоставлении отпуска не позднее 1 рабочего дня с момента поступления запроса.
– Учесть количество дней отпуска при расчете заработной платы сотрудника Заказчика за отчетный месяц.

Сроки и обязательства Заказчика:

– Предоставить скан подписанного сотрудником заявления на отпуск не позднее последнего дня отчетного месяца.

– Вести график отпусков и самостоятельно отслеживать использование дней отпуска за предыдущий календарный год.

Увольнения

В соответствии с законодательством, данные об увольнении сотрудника из компании должны быть переданы в ZUS не позднее 7-ми дней с даты увольнения. Окончательный расчет производится в день увольнения с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск.

Сроки и обязательства Исполнителя:

– Предоставить Заказчику пакет документов для оформления увольнения не позднее 1 рабочего дня с момента поступления запроса .
– Предоставить Заказчику сведения по окончательному расчету сотрудника не позднее дня увольнения.

– Подготовить и выслать Заказчику Świadectwo pracy не позднее дня увольнения сотрудника.
– Подать сведения об увольнении сотрудника в ZUS не позднее 7-ми дней с даты увольнения.

Сроки и обязательства Заказчика:

– Предоставить сканы подписанного сотрудником пакета документов об увольнении за 1 рабочий день перед днем увольнения сотрудника.
– Предоставить информацию по окончательному расчету с сотрудником за 3 рабочих дня до дня увольнения сотрудника.
– Подписать и выслать сотруднику Świadectwo pracy не позднее 1-го рабочего дня с даты увольнения.

Оплата больничных

В соответствии с законодательством больничные выплачиваются вместе с заработной платой.

Сроки и обязательства Исполнителя:

– Произвести расчет больничного вместе с заработной платой за отчетный месяц.

– Выгрузить данные по больничного листу из личного кабинета Заказчика в PUE ZUS.

Сроки и обязательства Заказчика:

– Предоставить информацию о сотрудниках, находящихся на больничных, не позднее последнего дня отчетного месяца.

Командировки

Законодательно не установлена обязанность составления приказа на командировку, однако на практике рекомендовано его составление для подтверждения расходов в целях осуществления хозяйственной деятельности. Работник должен отчитаться о произведенных расходах в течение 14 дней после возвращения из командировки (составляется Авансовый отчет).

Выплата аванса по зарубежной командировке обязательна в валюте той страны, куда направляется работник, однако с согласия работника аванс можно выплатить и в злотых.

Выплата аванса по командировкам внутри Польши не обязательна.

Сроки и обязательства Исполнителя:

– Предоставить шаблон приказа на командировку в течение 1-го рабочего дня с момента получения запроса от Заказчика.

– Произвести расчет аванса по зарубежной командировке в течение 1-го рабочего дня с момента поступления запроса с предоставлением полной информации по командировке (приказа на командировку).

– Предоставить Авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней с момента предоставления полной информации по состоявшейся командировке (расходы на проезд, проживание, пробег автомобиля в случае использования личного автомобиля в служебных целях и т.п.).

Сроки и обязательства Заказчика:

– Предоставить скан подписанного приказа на командировку для расчета аванса.

– Предоставить все документы, подтверждающие расходы по командировке, в течение 2-х рабочих дней с момента ее окончания.

Сроки предоставления Исполнителем прочих Документов по запросу

Сроки и обязательства Исполнителя:

– ZUS RCA, ZUA + UPO – 1 рабочий день в случае наличия в системе ZUS подтвержденных документов.

– Справка из ZUS об отсутствии задолженности – до 7 дней

– Справка о заработное плате – 1 рабочий день

– Регистрация члена семьи к страхованию работника – 7 дней с момента запроса (предоставления соответствующего заявления).

Перечень документов для трудоустройства сотрудников на UMOWIE O PRACĘ.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika (личная анкета сотрудника)
Skierowanie na badania lekarskie + Orzeczenie lekarskie (направление на медосмотр + справка о прохождении медосмотра)
Skierowanie BHP + Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (направление на инструктаж по охране труда + карта о прохождении инструктажа по охране труда)
Informacja o równym traktowaniu (информация для сотрудников, содержащая применимые правовые стандарты в отношении равного обращения при приеме на работу)
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla pracownika
Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (заявление об осуществлении родительских прав)
Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego (заявление о регистрации членов семьи для медицинского страхования)
Oświadczenie pracownika dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (заявление в целях повышенного вычета) – по необходимости
PIT-2
Umowa o prace (трудовой договор)
Informacja dotycząca PPK (информация, касающаяся PPK)
Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych (отказ от PPK при приеме на работу и по состоянию на 28.02.23, если работник был трудоустроен до 28.02.23)
Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

или

Wniosek o przekazywanie wynagrodzenia na numer konta

RODO Zgoda na przetwarzanie danych (согласие на обработку личных данных)
Oświadczenie do celów podatkowych rezydent (заявление иностранца о налоговом резиденстве)
świadectwo pracy (если работник до этого работал у другого нанимателя)
Документы, доказывающие легальность пребывания иностранцев – копия паспорта, копия визы , карты побыта.
Разрешение на работу, если нет свободного доступа к рынку труда.

Перечень документов для трудоустройства сотрудников на UMOWIE ZLECENIA / UMOWIE o DZIEŁO.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla pracownika
Oświadczenie na cele podatkowe zleceniobiorcy.
Umowa zlecenia / o dzieło (гражданско-правовой договор)
Informacja dotycząca PPK (информация, касающаяся PPK)
Wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych или Wniosek o przekazywanie wynagrodzenia na numer konta
RODO Zgoda na przetwarzanie danych (согласие на обработку личных данных)
Oświadczenie do celów podatkowych rezydent (заявление иностранца о налоговом резиденстве)
Документы, доказывающие легальность пребывания иностранцев – копия паспорта, копия визы , карты побыта.
Разрешение на работу, если нет свободного доступа к рынку труда.